Comment diviser par deux le temps de vérification de votre ambulance, sans perdre en conformité
Vérifier une ambulance prend du temps : ouvrir les sacs, recompter le matériel, contrôler les péremptions, puis tout ranger. Et quelques jours plus tard, il faut parfois recommencer alors que rien n’a été utilisé.
Le problème n’est pas de trop contrôler. Le problème est de revérifier intégralement des kits qui n’ont pas été ouverts depuis leur dernier contrôle.
La solution consiste à associer des scellés numérotés à une checklist numérique.
Le principe : ne plus tout revérifier, mais savoir exactement ce qui doit l’être.
Le scellé seul ne garantit rien
Un scellé intact prouve uniquement que le kit n’a pas été ouvert depuis sa fermeture. Il ne garantit pas que son contenu était conforme au moment où il a été posé.
La méthode n’est donc fiable que si vous conservez la trace :
- de la personne ayant vérifié le kit ;
- de la date de vérification ;
- du numéro du scellé posé ;
- de la prochaine échéance de contrôle ou du prochain élément périmé.
Après chaque ouverture, le kit doit être réapprovisionné, entièrement contrôlé, puis fermé avec un nouveau numéro de scellé.
Les scellés ne remplacent pas vos protocoles internes ni les contrôles applicables à votre activité. Ils permettent de rendre les vérifications courantes plus rapides et plus ciblées.
Un contrôle quotidien complet et rapide, des vérifications ponctuelles seulement quand il le faut.
Lors d’une vérification d'un kit ou tiroir de votre ambulance, le contenu du kit est contrôlé : présence du matériel, quantités, état et dates de péremption. Une fois conforme, le kit est fermé avec un scellé portant un numéro unique.
Le numéro du nouveau scellé est enregistré dans ResQR avant la signature de la vérification. Sa saisie peut être rendue obligatoire.
Lors de la vérification globale et quotidienne de l'ambulance sur ResQR, l’intervenant contrôle simplement trois éléments sur les équipements scellés :
- le scellé est-il intact ?
- son numéro correspond-il à celui enregistré ?
- l'état de la checklist est il vert (absence de périmé, incomplet, vérifié dans les temps...) ?
Si tout est conforme, le kit reste fermé. Si le scellé est rompu, si son numéro ne correspond pas ou si une alerte apparaît, le kit peut alors être ouvert et vérifié, sa checklist peut être ouverte dans ResQR sans interrompre la vérification globale en cours.
On passe ainsi d’une vérification exhaustive à une vérification par exception.
Dans ResQR, la réponse apparaît en un coup d’œil
Depuis la checklist de l’ambulance, l’équipe visualise directement :
- le numéro du scellé attendu ;
- le statut du kit ;
- la présence éventuelle d’un matériel périmé ;
- la date de la dernière vérification ;
- un éventuel dépassement du délai de contrôle.
Il n’est plus nécessaire de rechercher une fiche papier ou de demander qui a utilisé le sac. L’équipe sait immédiatement si elle peut valider le kit ou si elle doit l’ouvrir.
Jusqu’à 50 % de temps gagné sur les vérifications courantes
Le gain ne vient pas simplement du QR code. Il vient du fait que les équipes n’ouvrent plus inutilement tous les sacs à chaque prise de garde.
Selon le nombre de kits et votre organisation actuelle, réduire de moitié le temps de vérification devient un objectif réaliste. Vous ne contrôlez pas moins. Vous contrôlez uniquement ce qui nécessite réellement votre attention.
Avec ResQR, les scellés, les péremptions et les échéances de vérification sont regroupés dans la checklist de votre ambulance, tout en conservant une checklist pour chaque kit concerné !